GZ鋼鐵集團——人事制度改革中的溝通
引言
2006年初，春節(jié)剛過，GZ鋼鐵集團為了貫徹國家《鋼鐵產(chǎn)業(yè)發(fā)展政策》文件精神，深化企業(yè)改革，迎接激烈的國內(nèi)外鋼鐵行業(yè)市場的挑戰(zhàn)，決定在集團內(nèi)全面實施人事制度重大改革。這次人事制度改革將遵循新制訂的人事政策，從8個方面入手，逐步推行。人事制度改革涉及的面比較廣，這8個方面包括了人才培養(yǎng)、職工培訓(xùn)、職業(yè)技能鑒定和技師評聘、專業(yè)技術(shù)人員職稱評聘分開、人力資源配置改革、畢業(yè)生引進、科研人員待遇改革、干部任免制度改革。這些人事制度的改革都將與員工切身利益密切相關(guān)。改革的結(jié)果將會給大部分公司員工提高工資和福利水平;同時也會影響小部分員工的收入，還要對少數(shù)富余人員實行下崗分流。但是，當(dāng)集團領(lǐng)導(dǎo)層決定向全體員工傳達這兩個信息時，卻面臨一種尷尬的境地，因為這個決定對大部分員工來說，是一個好消息，但對小部分員工來說，卻是一個壞消息，而這個壞消息很可能會導(dǎo)致公司人心很大的波動。于是，董事長召集他的助手們討論該如何向全體員工傳達這次人事制度改革的信息內(nèi)容。他們都意識到向全體員工傳達這條信息將面臨一個熟悉但又艱難的問題，同時，他們也意識到對員工傳達信息方面的某些傳統(tǒng)做法需要重新進行評價和改進。
公司背景
GZ鋼鐵集團始建于1970年初。經(jīng)過近35年的建設(shè)發(fā)展，現(xiàn)擁有近30家子公司，總資產(chǎn)達到近340億元，具有年產(chǎn)鋼1000萬噸以上綜合生產(chǎn)能力的特大型鋼鐵聯(lián)合企業(yè)。GZ鋼鐵集團是國家重點扶持的520家企業(yè)之一，是中國冶金行業(yè)首批通過ISO9002質(zhì)量體系、ISO14001環(huán)境管理體系和OHSAS18001職業(yè)安全健康管理體系國家認(rèn)證企業(yè)。GZ鋼鐵集團主要產(chǎn)品有H型鋼、熱軋卷板、寬厚板、螺紋鋼、特殊鋼、熱軋帶肋鋼筋等系列。軸承鋼、齒輪鋼、熱軋H型鋼和熱軋帶鋼是“省免檢產(chǎn)品”;熱軋H型鋼、熱軋帶肋鋼筋、熱軋帶鋼、軸承鋼、齒輪鋼、船用錨鏈鋼6種產(chǎn)品獲“省名牌”產(chǎn)品榮譽稱號;公司擁有轉(zhuǎn)爐鋼和電爐鋼兩大生產(chǎn)系統(tǒng)，主體設(shè)備從德國、意大利、日本進口，生產(chǎn)工藝達到國際先進水平。產(chǎn)品銷往全國 25 個省、市、自治區(qū)的1400 多家用戶，出口美國、日本、韓國、新加坡、柬埔寨和臺灣、香港等國家和地區(qū)。
好消息和壞消息
國家《鋼鐵產(chǎn)業(yè)發(fā)展政策》出臺后，集團公司在原有的改革基礎(chǔ)上，依據(jù)國家《鋼鐵產(chǎn)業(yè)發(fā)展政策》文件精神，開始實施了更深入的全面性企業(yè)改革。其中包括人事制度改革，并制訂了新的人事政策。新的人事政策的實施，對員工們來講，一是好消息，另一個是壞消息。好消息是公司近期將全面推行新的人事制度改革，改革將會提高大部分員工的收入和福利水平，其中人才培養(yǎng)、員工培訓(xùn)、人才引進、提高科研人員待遇等方面都引入了激勵機制，并注入大量的資金培養(yǎng)和選拔優(yōu)秀人才，穩(wěn)定骨干隊伍，有利于提高員工的素質(zhì)，建立一支具有競爭力的員工隊伍;在福利方面，在職人員的退休補貼、假期、醫(yī)療保險、人壽保險和內(nèi)部職工股的權(quán)益將都有不同程度的提高。這些變化，一方面來自于公司狠抓內(nèi)部管理，不斷降低生產(chǎn)成本;另一方面來自整個外部市場需求的增加，以及經(jīng)濟形勢的回升。通常情況下，這些變化是通過公司文件、公告和內(nèi)部定期出版的刊物向全體員工傳達的。在內(nèi)部出版刊物中，“GZ鋼鐵”面向正式員工，“鋼鐵工人之家”面向臨時工。
所謂的“壞消息”是公司近期將推行新的人力資源配置方案、干部任免制度改革、技師評聘和專業(yè)技術(shù)人員評聘分開等措施會給一部分員工的收入帶來影響，并有相當(dāng)一部分員工要下崗，其中包括正式員工和臨時工。作為一個成熟的行業(yè)，鋼鐵行業(yè)的長期蕭條使公司不能靈活地應(yīng)付來自國內(nèi)外公司的競爭，預(yù)計在未來的18個月內(nèi)，H型鋼的業(yè)務(wù)將下降25%。與此同時，公司需要大量的資金。為了在與國內(nèi)的寶鋼、邯鋼、武鋼等公司以及歐洲和日本的企業(yè)的競爭中具有較強的競爭力，該鋼鐵集團需引進和裝備新的生產(chǎn)流水線，建造最新型的卷板廠和熱軋廠。另外，公司還需要更好地應(yīng)付國家日益嚴(yán)格的污染防治法規(guī)。因此，在接下來的五年中，公司的資金需求將達到每年20億元。為此公司急需在各方面節(jié)約開支以降低成本。
近幾年來，該鋼鐵公司已經(jīng)想方設(shè)法采取措施，以不斷降低生產(chǎn)成本和管理成本，如公司撤銷了幾個規(guī)模小、效率低的設(shè)備和生產(chǎn)線;擱置了一些不合適環(huán)境要求的項目;限制加班和臨時工的使用;采取招投標(biāo)等方式降低原材料采購成本;壓縮產(chǎn)品銷售成本，如控制出差及其相關(guān)費用;只要可能，會議都將在公司內(nèi)部舉行。盡管采取了這些措施，但還不能達到預(yù)期的效果。特別是現(xiàn)在，國家《鋼鐵產(chǎn)業(yè)發(fā)展政策》的出臺，他們將面對提高鋼鐵產(chǎn)品優(yōu)良品率、提高產(chǎn)業(yè)集中度、調(diào)整鋼鐵產(chǎn)業(yè)布局、提高產(chǎn)業(yè)技術(shù)水平、加強環(huán)保和資源循環(huán)利用、以及嚴(yán)格執(zhí)行排污標(biāo)準(zhǔn)等政策的挑戰(zhàn)，不得不考慮一些特殊的改革措施，其中就有裁員的問題。公司并沒有規(guī)定裁員的具體數(shù)量，但公司希望裁員的數(shù)量保持在盡可能低的水平，但大約兩千名的員工將受到影響。通過提早退休和職位調(diào)動，能削減其中半數(shù)的人員。公司原計劃，當(dāng)條件成熟時，原來通過內(nèi)部員工調(diào)動的方式進行補充的公開職位將保留下來，通過與高校接觸簽訂協(xié)議，以招聘的方式引進一些技術(shù)人才。但實際上，由于人員平衡的原因，該計劃一直都沒有實行。盡管如此，還將有約一千名員工將不得不下崗。
員工基本情況
鋼鐵集團公司正式員工從一般職員到高級經(jīng)理分為18級不同的崗位。1-10級包括服務(wù)人員、維修人員、辦公室文書人員、生產(chǎn)組長、車間主任、生產(chǎn)主管、普通工程師。從11級開始包括高級工程師和管理者。公司的正式員工大約有一萬五千人。裁員將覆蓋基層與高層領(lǐng)導(dǎo)者，而且比例相當(dāng)，沒有哪個級別的員工因為比其他級別的員工更為重要而減少裁員的幅度。每一個在公司工作了一年以上的正式員工在被解雇時，公司會支付他們一筆生活費;同時，他將獲得一筆依據(jù)工齡的補償費(根據(jù)員工實際工齡計算費用)。在下崗后，保險的期限將持續(xù)半年;另外，如果他們愿意支付一筆較為合理的費用，保險的期限將會繼續(xù)下去。但是，公司領(lǐng)導(dǎo)考慮到，這次下崗的相當(dāng)部分正式員工在再就業(yè)方面，將會遇到較大的麻煩，因此，打算盡其所能去幫助下崗職員找到一份新的工作。
臨時工是公司的主要勞動力量，人數(shù)占正式工的兩倍。對于臨時工(他們中的1000名在6月30日前由于合同到期而不再續(xù)聘)，公司將根據(jù)公司在2000年修訂的“臨時工權(quán)益保障制度”給與補償?！芭R時工權(quán)益保障制度”是公司工會為其會員提供的，除公司的失業(yè)補償和按照國家的有關(guān)規(guī)定給與補償外，下崗員工將根據(jù)其服務(wù)的年限的不同，最多能獲得一份相當(dāng)于以前兩年基礎(chǔ)工資總和的補償。
如何傳達信息
按照人事管理規(guī)定，公司一般不向公眾公開宣布減員的計劃和原因。有關(guān)主管只是將個別員工叫到辦公室，通知他的職務(wù)被撤銷了，或公司已不需要他的服務(wù)了，把他調(diào)離一個崗位，或直接通知其下崗。公司按照規(guī)定給這些員工合理的補償。
羅金銘是負(fù)責(zé)人事的公司副總裁。他建議，在這種情況下，董事長應(yīng)該重新考慮信息傳達的方法。羅金銘認(rèn)為，若按傳統(tǒng)的方法去操作會使局面進一步惡化，謠言將會四起。與其這樣，他覺得公司還不如告訴員工全部事實。他強烈要求董事長向全體員工解釋公司之所以做出這項決定的原因，盡量使風(fēng)波平息下來。
2月中旬，當(dāng)董事長召集助手們討論這件事時，羅金銘的觀點得到了廣泛的接受。但當(dāng)這個決定開始付諸實施時又出現(xiàn)了幾個問題：
l 此次人事制度改革是一項系統(tǒng)工程，由此產(chǎn)生的這兩個消息是放在同一個文件中向職員傳達還是放在不同的文件中傳達?如果放在不同的文件中傳達，那么是同時傳達，還是分先后傳達?如果分先后傳達，那么，先傳達哪個消息?
l 由于人事改革的具體項目和事宜涉及到集團公司的一些商業(yè)秘密，在信息發(fā)布方面受到一定的限制，不易通過非常公開的渠道發(fā)布，因此如何安排好常規(guī)渠道的傳達和特殊渠道的傳達?
l 由誰來簽署命令——是集團公司人事副總裁、人事部經(jīng)理還是董事長自己?
l 一旦正式信息發(fā)布出去，后續(xù)信息必須馬上跟上，否則將會出現(xiàn)信息空白階段，容易造成小道消息和各種傳聞。公司是否通過會議、或電話會議，或做出書面說明，或解釋性錄像或幻燈片作為文件傳遞的補充?
l 該用什么方法與外界進行有效的溝通?
助手們的討論
這些問題引發(fā)了相當(dāng)大的爭論。人事部經(jīng)理李麗娜主張只需要一份文件，而羅金銘覺得需要兩份文件來說明。他認(rèn)為，不管如何解釋，這兩個消息看起來是相互沖突的。被解雇的可能性所帶給員工的焦急和不安足以抵消增加工資和福利帶來的喜悅。而董事長則同意人事部經(jīng)理的觀點，認(rèn)為一份文件就足夠了。然而，他強調(diào)員工和大眾傳播媒體都應(yīng)該作為關(guān)鍵要素來考慮。也許，一份文件和一個新聞報告應(yīng)該按順序發(fā)表。助手們并不完全同意向員工強調(diào)任何文件或備忘錄。羅金銘認(rèn)為，應(yīng)該讓全體員工知道國家《鋼鐵產(chǎn)業(yè)發(fā)展政策》文件精神和公司新的人事政策，鋼鐵工業(yè)的現(xiàn)狀和未來面對的挑戰(zhàn)，以及集團公司未來發(fā)展思路和將要采取的改革措施。并且，他主張明確告訴員工整個事實的真相，并公布崗位要求和誰將要下崗。
李麗娜認(rèn)為，應(yīng)該慎重地說明公司面臨的局面，同時強調(diào)任何溝通都應(yīng)明確、強烈地表達出公司對可能被裁的員工們的關(guān)心和所能得到的補償利益。否則，員工的情緒對信息傳達來說是十分棘手的，對于員工來說似乎是虛偽的，因為員工會認(rèn)為公司欺騙了他們。
助手們同時討論了特殊傳達方式的對象和應(yīng)由誰來簽署文件的問題。一些人極力主張發(fā)表由董事長簽署的“全體性”公告，而另外一些人覺得應(yīng)由主管人事的李麗娜簽署。但每個人都認(rèn)為，時間安排非常重要：在信息披露以前，公司應(yīng)該告訴員工公司的計劃。他們同時達成共識，認(rèn)為一旦計劃公布和實施，員工和新聞界將會提出各種各樣的問題，后續(xù)的信息發(fā)布仍然非常重要，公司急需成立一個機構(gòu)來應(yīng)付此類事件。
明天，董事長將啟程前往日本，他覺得是對助手們的討論該做出決定的時候了。羅金銘同意起草一份行動計劃，準(zhǔn)備必需的材料。
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