跨部門管理溝通工作會議如何開展-上海諾凱
案例13 上海諾凱有限公司 —— 跨部門工作會議
2005年4月12日上午10：00，上海諾凱有限公司所屬工廠辦公大樓三樓會議室里，工廠的生產(chǎn)計(jì)劃協(xié)調(diào)會正在舉行之中。廠長鐘海彪主持會議。
會上的爭論
這次會議的中心議題是討論4月份生產(chǎn)計(jì)劃的落實(shí)情況。當(dāng)物流采購部經(jīng)理陳麗紅女士談到一個大宗出口訂單將在下周一裝集裝箱時，廠長鐘海彪皺了一下眉，立即打斷了她的發(fā)言，“等一下，陳經(jīng)理，這個訂單國外不是催得很急嗎?為什么要到下周才裝箱呢?”
“生產(chǎn)配制部要到本周四才能完成訂單的生產(chǎn)，所以我們只能安排在下周了?！标惤?jīng)理回答。
“這是怎么回事?王經(jīng)理，請你解釋一下。”鐘廠長問道，并將目光轉(zhuǎn)向了坐在對面的生產(chǎn)配制部經(jīng)理王亞龍。
王經(jīng)理愣了一下，隨即將求助的目光投向了坐在身邊的配制值班長吳亮。
“是這樣的，鐘廠長，我來解釋一下?！眳橇两舆^話題，“車間已經(jīng)在滿負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)了。從上周開始，按照您的意見，車間已開始三班倒。但連著上幾個夜班，工人們總要休息一下吧。況且其他幾個國內(nèi)的訂單也要得很急，車間實(shí)在抽不出人手?！?/p>
“可這個訂單在兩個月前就定下了?！标惤?jīng)理打斷了他的話。
“但訂單上只是說在4月底發(fā)貨，又沒有確定具體的裝箱時間。再說，如果不是一個進(jìn)口原料訂貨遲了，晚了兩周，這個訂單恐怕早就完成了?！眳橇赁q解道。
這時，會議室內(nèi)一片寂靜，大家都不說話了。因?yàn)檫@件事，陳經(jīng)理在兩周前的工作例會上受到了鐘廠長的嚴(yán)厲批評。
上海諾凱有限公司
上海諾凱有限公司是由瑞士跨國集團(tuán)諾凱公司于1990年和上海清源實(shí)業(yè)總公司共同出資興建的合資企業(yè)，是中國較大的一家保健品專業(yè)生產(chǎn)廠。公司引進(jìn)了整套先進(jìn)的設(shè)備與技術(shù)，生產(chǎn)和配制各種產(chǎn)品，同時對國外進(jìn)口產(chǎn)品進(jìn)行分裝。上海諾凱有限公司是國內(nèi)首批通過農(nóng)業(yè)部“獸藥生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范”審核的獸藥生產(chǎn)企業(yè)，這意味著公司的產(chǎn)品質(zhì)量絕對可靠，完全符合世界級公司產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。公司產(chǎn)品不僅在國內(nèi)銷售，而且返銷瑞士，并出口東南亞、非洲以及歐洲市場。
上海諾凱有限公司所屬工廠共有8個部門：財(cái)務(wù)部、銷售部、生產(chǎn)配制部、工程維修部、物流采購部、環(huán)保動力部、質(zhì)控質(zhì)檢部和安全保衛(wèi)部。生產(chǎn)配制部又分為合成車間和配制車間。合成車間的年度計(jì)劃在年前由瑞士總部討論決定，因?yàn)?0%的合成產(chǎn)品將返銷瑞士總部。配制車間的生產(chǎn)計(jì)劃則由每個月的計(jì)劃協(xié)調(diào)會決定。
生產(chǎn)計(jì)劃協(xié)調(diào)會
公司的生產(chǎn)計(jì)劃協(xié)調(diào)會由以下人員組成：工廠廠長、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、銷售部經(jīng)理(若銷售部經(jīng)理出差，則由他的秘書代表)、生產(chǎn)配制部經(jīng)理和配制值班長、物流采購部經(jīng)理和計(jì)劃員、國外訂單收單員。會議主要的任務(wù)是，根據(jù)銷售部提出的下個月銷售預(yù)測以及國內(nèi)外訂單的接受情況，討論配制車間下個月每周的生產(chǎn)計(jì)劃和原材料采購計(jì)劃。
王亞龍是在2005年1月剛上任的生產(chǎn)配制部經(jīng)理，他在公司服務(wù)了8年。最初他也在生產(chǎn)配制部工作，3年前被提拔為安全保衛(wèi)部經(jīng)理。由于上一任經(jīng)理跳槽去了另一家合資企業(yè)，公司管委會討論決定，不再從外面招聘，而從公司內(nèi)部提拔生產(chǎn)配制部經(jīng)理。這樣，王亞龍又重新回到了生產(chǎn)配制部。不過，他對合成車間比較熟悉，而對配制車間卻比較陌生。因此，配制車間的管理工作主要由配制值班長吳亮負(fù)責(zé)，包括了配制產(chǎn)品每周的生產(chǎn)安排。吳亮已有3-4年的安排生產(chǎn)的經(jīng)驗(yàn)，基本上沒有出過差錯，對此，王亞龍很放心。自王上任以來，生產(chǎn)情況一直都很穩(wěn)定，王于是可以在上班的時候忙里偷閑干點(diǎn)自己的事?？蓻]有想到4月份的生產(chǎn)計(jì)劃卻出了問題。
4月份生產(chǎn)計(jì)劃
在4月的生產(chǎn)計(jì)劃公布的時候，吳亮就去找過王亞龍經(jīng)理，他認(rèn)為計(jì)劃協(xié)調(diào)會討論的4月份每周計(jì)劃安排得不合理。他講：“4月份的第一周要生產(chǎn)三種產(chǎn)品，其中，A產(chǎn)品需要7個人，B產(chǎn)品需要6個人，C產(chǎn)品需要6個人，而且這19個人在這周必須滿負(fù)荷工作才能完成生產(chǎn)任務(wù)，而配制車間現(xiàn)有員工一共才15人。在第二周，除了這三種產(chǎn)品外，還要加上D產(chǎn)品，而隨后的兩周則相對很閑?！眳橇劣痔貏e提到：“如果進(jìn)口原料及時到位，C產(chǎn)品早在一個月前就可以生產(chǎn)，而且那時的生產(chǎn)任務(wù)也不緊張。但計(jì)劃協(xié)調(diào)會完全沒有考慮到這一情況，仍然按照原先的設(shè)想安排計(jì)劃?！?/p>
想到這個計(jì)劃協(xié)調(diào)會，吳亮就滿腹牢騷。他覺得會議制定的配制產(chǎn)品生產(chǎn)計(jì)劃太“詳細(xì)”，實(shí)際生產(chǎn)的操作很難同步完成;計(jì)劃員是物流部的，不了解配制車間的情況，基本上是按照銷售預(yù)測加上他的主觀判斷來安排每周的生產(chǎn)計(jì)劃。生產(chǎn)計(jì)劃的一部分是在完成已確認(rèn)的訂單，一部分是完成銷售預(yù)測，一部分是在完成安全庫存，實(shí)際情況卻是銷售預(yù)測的準(zhǔn)確率在60%以下。吳亮曾向生產(chǎn)配制部經(jīng)理建議：計(jì)劃協(xié)調(diào)會的重點(diǎn)應(yīng)放在確定配制車間下個月的大致計(jì)劃、已確認(rèn)訂單的發(fā)貨日期和告知生產(chǎn)部可能短缺的產(chǎn)品上，然后由生產(chǎn)配制部根據(jù)車間的實(shí)際情況組織生產(chǎn)。
王亞龍經(jīng)理對吳亮的建議表示理解和支持。他表示會進(jìn)一步向廠長反映，但目前沒有辦法，必須按照計(jì)劃執(zhí)行。
實(shí)際上，4月份的第一周，銷售部就發(fā)出緊急訂單：國內(nèi)市場急需D產(chǎn)品，要求工廠立即發(fā)貨。因此，吳亮就組織人員提前生產(chǎn)D產(chǎn)品，而把月底發(fā)貨的C產(chǎn)品推遲了，結(jié)果就發(fā)生了案例開頭的那一幕。
鐘廠長的會議總結(jié)
會上，各有關(guān)部門對這次生產(chǎn)計(jì)劃協(xié)調(diào)中出現(xiàn)的問題都發(fā)了言，回顧和檢查了問題的原因。但是，每個部門都有自己的道理和客觀情況。在會議即將結(jié)束的時候，鐘廠長發(fā)表了幾點(diǎn)意見：
(1)生產(chǎn)計(jì)劃是經(jīng)過計(jì)劃協(xié)調(diào)會討論決定的，生產(chǎn)部必須按照計(jì)劃執(zhí)行;若發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時向上反映，不得隨意更改計(jì)劃。
(2)計(jì)劃員應(yīng)經(jīng)常下車間詢問生產(chǎn)的實(shí)際情況，并根據(jù)銷售情況及時提出更改生產(chǎn)計(jì)劃;在計(jì)劃協(xié)調(diào)會舉行之前，應(yīng)先與配制值班長討論下個月每周的計(jì)劃安排，然后將該生產(chǎn)計(jì)劃遞交工廠計(jì)劃協(xié)調(diào)會討論決定。
(3)物流采購部應(yīng)把已確認(rèn)訂單的發(fā)貨日期及時告知生產(chǎn)部。
(4)計(jì)劃員要把前幾年的銷售預(yù)測與實(shí)際發(fā)貨作比較，計(jì)算出預(yù)測的準(zhǔn)確率并告知銷售部，提醒他們注意提高預(yù)測的準(zhǔn)確率。
(5)立即從其他部門抽出一些人支援生產(chǎn)，必須保證這個出口訂單在本周5之前裝箱。
免責(zé)聲明：本站所提供的內(nèi)容均來源于網(wǎng)友提供或網(wǎng)絡(luò)搜集，由本站編輯整理，僅供個人研究、交流學(xué)習(xí)使用，不涉及商業(yè)盈利目的。如涉及版權(quán)問題，請聯(lián)系本站管理員予以更改或刪除。
微信公眾號
QQ交流群
